وی ادامه داد: یکی از الزامات کلیدی این حوزه، تعیین معیارهای پذیرش برای مراحل مختلف چرخه عمر دارایی‌های کلیدی است. این معیارها باید به تصمیم‌گیران کمک کنند تا نیازهای سازمان، انتظارات ذی‌نفعان و فرصت‌های بهبود را پیش از ورود دارایی به چرخه بهره‌برداری، در طول استفاده و هنگام خروج آن از خدمت در نظر بگیرند.
علی هاشمی با بیان اینکه شناسایی و بومی‌سازی رویکردها با مشارکت اعضای کارگروه در حال انجام است، افزود: قابلیت اجرای راهکارها، برخورداری از منطق روشن، هماهنگی با اهداف راهبردی و خط‌مشی مدیریت ارشد، امکان ارزیابی اثربخشی اقدامات و تسهیل تصمیم‌گیری، از ملاحظات اصلی تدوین این روش اجرایی است. هدف، تهیه مستنداتی است که در عمل به مدیریت بهتر دارایی‌ها کمک کنند و صرفاً به الزامات مکتوب محدود نمانند.
بازنگری در برون‌سپاری با تأکید بر مسئولیت‌ها و کنترل کیفیت
وی در تشریح محور برون‌سپاری اظهار کرد: استفاده از ظرفیت پیمانکاران و تأمین‌کنندگان باید همراه با سازوکارهای روشن برای کنترل کیفیت تجهیزات، قطعات و خدمات دریافتی باشد. بر این اساس، شناسایی و بررسی فرآیندهای برون‌سپاری‌شده و تدوین رویکردهای نظام‌مند برای مدیریت آن‌ها در دستور کار کارگروه استقرار سیستم مدیریت دارایی قرار گرفته است.
علی هاشمی افزود: در این بررسی‌ها، مشخص‌شدن فرآیندهای قابل برون‌سپاری، شفاف‌سازی نقش و مسئولیت ادارات و گروه‌های کاری و طراحی سازوکارهای پایش و کنترل مورد توجه قرار دارد. این اقدامات باید ضمن تسهیل و تسریع امور، از انتقال آثار نامطلوب عملکرد پیمانکاران یا تأمین‌کنندگان به فرآیندهای داخلی شرکت جلوگیری کند.
وی تصریح کرد: معیار ارزیابی برون‌سپاری، تنها انجام یک فعالیت در خارج از سازمان نیست؛ بلکه باید اطمینان حاصل شود که تجهیزات، قطعات و خدمات دریافتی با معیارهای پذیرش شرکت انطباق دارند و نحوه اجرای کار، ریسک‌های عملیاتی، راهبردی و مالی را افزایش نمی‌دهد.
مدیریت مواد و قطعات؛ پیوند زنجیره تأمین با آمادگی عملیاتی
علی هاشمی، طراحی دستورالعمل مدیریت بهینه تأمین، نگهداشت و مصرف مواد و قطعات موردنیاز نگهداری، تعمیرات و عملیات، موسوم به MRO، را از دیگر محورهای در دست پیگیری برشمرد و گفت: دسترس‌پذیری تجهیزات تنها به کیفیت برنامه‌های تعمیراتی وابسته نیست؛ تأمین به‌موقع قطعات، شرایط مناسب نگهداری و مدیریت مصرف نیز در آمادگی عملیاتی واحدها نقش دارند. ازاین‌رو، استانداردسازی این زنجیره یکی از موضوعات مهم در استقرار سیستم مدیریت دارایی است.
وی توضیح داد: دامنه این رویکرد، تجهیزات و قطعات پرمصرف در فرآیندهای کلیدی، خطوط لوله، سامانه‌های کنترل و نگهداشت، تجهیزات آتش‌نشانی و اقلام پشتیبان مؤثر بر عملکرد آن‌ها را در بر می‌گیرد. برای تدوین الزامات مربوط نیز عواملی مانند سوابق مصرف و خرابی، درجه اهمیت قطعه، عمر مفید، زمان تأمین، مدت و شرایط نگهداری در انبار و روش‌های تأمین بررسی می‌شود.
مدیر برنامه‌ریزی، کنترل و روش‌های نت و مدیریت دارایی‌های فیزیکی شرکت پالایش نفت تهران افزود: تعدد پروژه‌های پالایشگاه، مسائل مرتبط با تأمین کالا از پیمانکاران مختلف، ضرورت به‌روزرسانی اطلاعات سامانه اکسترا و تعریف نشدن کد شناسایی کالای MESC برای برخی اقلام در پروژه‌های بزرگ، در کنار شرایط خاص تأمین، بر پیچیدگی این حوزه افزوده است. به همین دلیل، تدوین دستورالعمل باید با شناخت دقیق وضعیت موجود و هماهنگی میان بخش‌های مرتبط انجام شود.
وی خاطرنشان کرد: انتظار می‌رود اجرای مؤثر این دستورالعمل، زمینه کاهش زمان انتظار دستورکارهای تعمیراتی برای تأمین اقلام، افزایش ایمنی و دسترس‌پذیری واحدها و مدیریت بهتر هزینه‌های مواد و قطعات را فراهم کند. با این حال، تحقق این نتایج به تکمیل طراحی، اجرای صحیح و ارزیابی اثربخشی اقدامات وابسته است.
علی هاشمی همچنین از بهینه‌سازی برنامه‌های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، موسوم به PMO، به‌عنوان یکی دیگر از محورهای مورد پیگیری در برنامه استقرار سیستم مدیریت دارایی یاد کرد.
آموزش؛ پشتوانه اجرای الزامات مدیریت دارایی
وی با تأکید بر نقش کارکنان در استقرار نظام‌های مدیریتی گفت: اثربخشی روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها، به میزان شناخت کارکنان از ضرورت و منطق آن‌ها و التزام عملی در سطوح مختلف سازمان بستگی دارد. ازاین‌رو، آموزش و مشارکت کارکنان، بخش مکمل تدوین مستندات و طراحی فرآیندهاست.
علی هاشمی افزود: بررسی و نهایی‌سازی روش‌ها در کارگروه تخصصی، انتشار گزارش‌های منظم و برگزاری دوره‌های عمومی و تخصصی برای گروه‌های مرتبط، با هدف ارتقای دانش و تقویت فرهنگ مدیریت دارایی دنبال می‌شود.
وی در تشریح اقدام آموزشی این دوره اظهار کرد: اداره آموزش و تجهیز نیروی انسانی، دوره آشنایی با روش‌ها و الزامات ارزیابی سیستم مدیریت دارایی مبتنی بر استاندارد ISO ۵۵۰۰۱ را برای اعضای کارگروه استقرار و تعدادی از کارکنان سایر ادارات مرتبط برگزار کرده است. این آموزش‌ها به ایجاد درک مشترک از الزامات سیستم و هماهنگی بیشتر در فرآیند استقرار کمک میکند.
از تدوین رویکردها تا آزمایش میدانی و اجرای تدریجی
علی هاشمی در پایان تأکید کرد: فعالیت‌های این دوره عمدتا بر شناسایی نیازها، طراحی فرآیندها و تدوین رویکردهای اجرایی متمرکز بوده است. پس از نهایی‌شدن مستندات، آزمایش میدانی و اصلاح آن‌ها بر اساس نتایج اجرا انجام خواهد شد و سپس جاری‌سازی تدریجی، با حمایت مدیران ارشد و مشارکت واحدهای مرتبط، پیگیری می‌شود.
وی افزود: معیار موفقیت این مسیر، تنها تدوین روش‌ها و دستورالعمل‌ها نیست؛ بلکه میزان به‌کارگیری آن‌ها در تصمیم‌های روزمره و تأثیرشان بر عملکرد دارایی‌ها، کنترل ریسک و مدیریت هزینه‌هاست. موضوعی که باید در ادامه استقرار، مبنای پایش و ارزیابی قرار گیرد.
