ساختار شکست کار (WBS) | نحوه تدوین اصولی در پروژه

ساختار شکست کار نقشه راه پروژه برای تقسیم وظایف است. پیاده سازی درست آن در پروژه های بزرگ به تسلط بر ابزارهایی مانند پریماورا بستگی دارد که با آموزش تخصصی ممکن می شود.

به گزارش برداشت روز، برنامه ریزی دقیق، اساس موفقیت هر پروژه ای است. برای این کار، باید وظایف بزرگ را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تقسیم کرد. ساختار شکست کار یا WBS، ابزاری سلسله مراتبی است که با شکستن کارهای پیچیده به بسته های کاری کوچک، محدوده پروژه را شفاف می کند. تهیه یک WBS اصولی، پایه ای برای زمان بندی، برآورد هزینه و تخصیص منابع است و جلوی انحراف پروژه از مسیر اصلی را می گیرد.

ویژگی های یک WBS کارآمد

یک ساختار شکست کار مناسب، قلب تپنده پروژه شما است. درک این ویژگی ها نه تنها برای تدوین تئوری آن، بلکه برای پیاده سازی عملی در نرم افزارهای تخصصی نیز مهم است. به همین دلیل، آشنایی با این اصول، پیش نیاز هر دوره آموزش پریماورا محسوب می شود. برای اینکه این ساختار کارایی لازم را داشته باشد، باید ویژگی های زیر را به نقل ازدر آن رعایت کرد:

تمرکز بر خروجی ها: اولویت اصلی باید با محصولات یا خدمات قابل تحویل پروژه باشد، نه صرفا فهرستی از فعالیت ها.
پوشش کامل محدوده: این ساختار باید تمام کارهای تعریف شده در قرارداد پروژه را شامل شود و هیچ بخشی از قلم نیفتد.
اندازه گیری پیشرفت: هر جزء از ساختار باید به اندازه ای کوچک باشد که بتوان پیشرفت آن را در حین اجرا اندازه گیری و کنترل کرد.
عدم تداخل وظایف: اجزای تعریف شده در سطوح مختلف باید منحصر به فرد باشند و هیچ هم پوشانی یا تکراری بین آن ها وجود نداشته باشد.
مراحل تدوین ساختار شکست کار

تدوین WBS فرآیندی از بالا به پایین است که از کلیات پروژه شروع شده و به جزئیات می رسد.

1.        تعیین سطوح اصلی: سطح اول نام خود پروژه است. در سطح دوم، فازهای اصلی یا بخش های عمده کار قرار می گیرند. برای مثال در یک پروژه ساختمانی، این سطح شامل «تجهیز کارگاه»، «سفت کاری» و «نازک کاری» می شود. در پروژه های صنعتی، این سطح به فازهای «مهندسی»، «تدارکات» و «ساخت» تقسیم می شود.

2.      شکستن به اجزای کوچک تر: در این مرحله، هر فاز اصلی به فعالیت های جزئی تر شکسته می شود. برای نمونه، فاز «سفت کاری» به فعالیت هایی مانند «اجرای فونداسیون»، «اسکلت» و «دیوارچینی» تقسیم می شود.

3.    رسیدن به بسته های کاری: آخرین و پایین ترین سطح از WBS، «بسته کاری» نام دارد. هر بسته کاری یک واحد مستقل است که می توان برای آن هزینه و زمان مشخصی تعریف و مسئولیت آن را به فرد یا تیمی واگذار کرد.

پیاده سازی WBS با ابزارهای حرفه ای

تهیه WBS روی کاغذ یا در اکسل برای پروژه های کوچک کافی است. اما وقتی با پروژه ای بزرگ با صدها فعالیت روبرو می شویم، مدیریت دستی آن خطا ایجاد می کند. اینجا نقش ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه مانند پریماورا مشخص می شود. بسیاری از چالش های واقعی پروژه ها، مانند شمسی سازی تقویم، فرمول نویسی های پیچیده و گزارش گیری پیشرفت بر اساس ارزش کسب شده، تنها با تسلط کامل بر این نرم افزار حل می شوند. به همین دلیل، گذراندن یک دوره جامع آموزش پریماورا به کارشناسان کمک می کند تا دانش تئوری WBS را به یک برنامه زمان بندی اجرایی و پویا تبدیل کنند. دوره های پروژه محور این شکاف را پر می کنند و شما را برای ورود به بازار کار آماده می سازند.

جدول مقایسه ابزارهای تدوین WBS

این جدول تفاوت های اصلی میان مدیریت دستی و استفاده از نرم افزار حرفه ای را نشان می دهد.

ویژگی	مدیریت دستی (اکسل)	مدیریت با پریماورا
مقیاس پذیری	محدود به پروژه های کوچک	مناسب پروژه های بسیار بزرگ و پیچیده
تخصیص منابع	ساده و با محدودیت	پیشرفته و یکپارچه با زمان بندی
گزارش دهی	نیازمند تنظیمات دستی و زمان بر	خودکار، دقیق و متنوع (نمودار S و…)
یکپارچگی	عدم اتصال به مدیریت هزینه و ریسک	یکپارچگی کامل با هزینه، منابع و ریسک

جمع بندی

ساختار شکست کار (WBS)، ستون فقرات برنامه ریزی هر پروژه موفقی است. تدوین اصولی آن به شفافیت مسیر و کنترل بهتر منابع منجر می شود. با این حال، دانش نظری به تنهایی کافی نیست. برای پیاده سازی این ساختار در دنیای واقعی و مدیریت پروژه های پیچیده، تسلط بر ابزارهای حرفه ای یک ضرورت است. سرمایه گذاری روی آموزش پریماورا شما را به متخصصی تبدیل می کند که توانایی تبدیل تئوری به عمل را دارد.

سوالات متداول در مورد ساختار شکست

در این بخش به چند پرسش پرتکرار درباره ساختار شکست کار پاسخ می دهیم.

چرا ساختار شکست کار (WBS) مهم است؟

چون با تقسیم پروژه به اجزای کوچک و قابل مدیریت، محدوده کار را روشن کرده و اساس زمان بندی و بودجه بندی را فراهم می کند.

آیا می توان از اکسل برای تهیه WBS استفاده کرد؟

بله، برای پروژه های کوچک و ساده مناسب است. اما برای پروژه های بزرگ با فعالیت های متعدد، مدیریت آن در اکسل دشوار و پر از خطا خواهد بود.

چرا یادگیری پریماورا برای یک کارشناس کنترل پروژه ضروری است؟

چون پریماورا ابزار استاندارد در پروژه های بزرگ صنعتی و عمرانی است. بدون گذراندن دوره آموزش پریماورا، پیاده سازی صحیح WBS، مدیریت منابع و گزارش گیری دقیق تقریبا غیرممکن است.